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Datenschutz
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INFORMATIONEN ZUM DATENSCHUTZ IN DER HAUSVERWALTUNG GRAUMANNSHOF
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für uns höchste Priorität. Die
nachfolgende Erklärung richtet sich entsprechend dem Schutzzweck des
Datenschutzes an die ‚betroffene Person‘. Sie erhalten in der
nachfolgenden Datenschutzerklärung alle Informationen zu unserem Umgang
mit Ihren personenbezogenen Daten.
DATENSCHUTZERKLÄRUNG (Stand: 24.05.2018)
Mit den folgenden Informationen gebe ich, Dietmar Heister, als
Eigentümer der Hausverwaltung, der in ihrem Anspruch auf Datenschutz
betroffenen Person einen Überblick sowie Auskunft über die Verarbeitung
von personenbezogenen Daten und der sich daraus ergebenden
Datenschutzrechte. Die Verarbeitung von personen- bezogenen Daten umfasst
jeden Vorgang wie beispielsweise das Erheben, das Erfassen, die
Speicherung, die Organisation, das Ordnen, die Verwendung, die
Offenlegung durch Übermittlung, die Verknüpfung und das Löschen. Ich
und meine Mitarbeiter beachten dabei die gesetzlichen Vorgaben des
Datenschutzes; wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies
rechtlich zulässig und erforderlich ist.
1. Verantwortlicher der Datenverarbeitung
Verantwortlicher der Datenverarbeitung bin ich als Eigentümer der Hausverwaltung:
Dietmar Heister
Schottweg 1
22087 Hamburg
Email: mail@graumannshof.de
Meine Verantwortung bezieht neben meinem eigenen Handeln meine
Mitarbeiter und Dienstleister ein. Die meiner Verantwortung
unterliegenden Personen werden nachfolgend bezeichnet mit „wir“ bzw.
mit „die Hausverwaltung“.
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung kann sich die betroffene Person an mich wenden.
2. Betroffene Person
Betroffene Person ist jede natürliche Person, deren personen- bezogene
Daten wir verarbeiten. Eine betroffene Person tritt also grundsätzlich
in Kontakt zu uns als:
• Mieter,
• Interessent,
• Bevollmächtigter des Mieters,
• Sonstige Vertragspartner der Hausverwaltung (Lieferanten, Handwerker).
3. Personenbezogene Daten
Unter personenbezogene Daten verstehen wir jede Information, die sich
auf die betroffene Person unmittelbar bezieht. Dazu gehören
insbesondere:
• Legitimations- und Kontaktangaben (z.B. Vor- und Zuname,
Geburtsdatum, Adresse, Staatsangehörigkeit, E-Mail-Adresse,
Telefonnummer);
• Auftrags- und Umsatzdaten (z.B. Bankverbindungen, IBAN, Ein- und Auszahlung, Überweisung);
• sonstige soziodemographische Merkmale (z.B. Beruf, Bildung);
• Steuerdaten (z.B. Steuernummer, Steuer-Identifikationsnummer, steuerliche Ansässigkeit);
• Kontaktadresse des Arbeitgebers.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeiten wir nicht.
4. Datenquellen
Wir verarbeiten vor allem solche Daten, die wir unmittelbar von der
betroffenen Person aufgrund der Vertragsbeziehung erhalten und die
hierfür erforderlich sind. Daneben werden die erforderlichen Daten auch
aus öffentlich zugänglichen Quellen gewonnen.
5. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlagen
Die Datenverarbeitung erfolgt stets im Einklang mit den Bestimmungen
des Datenschutzrechts (insbesondere dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
und der Datenschutzgrund- verordnung (DSGVO), um zuvorderst die
vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen der Hausverwaltung zu
erfüllen. Wir beachten dabei insbesondere den Grundsatz der
Datensparsamkeit, sodass grundsätzlich nur die für das betreffende
Mietverhältnis konkret erforderlichen Daten verarbeitet werden. Auf
folgende Einzelheiten weisen wir hin:
a) Wenn die betroffene Person eine Einwilligung zur Verarbeitung
personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt (z.B. Weitergabe
von Daten), folgt die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aus Art. 6 Abs. 1
S. 1 a) DSGVO. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die
Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für Einwilligungen, die vor
Geltung der DSGVO, also vor dem 25. Mai 2018, der Hausverwaltung
erteilt wurden. Der Widerruf der Einwilligung berührt jedoch nicht die
Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten oder die
weitere Verarbeitung, die auf einer anderen Rechtsgrundlage beruht.
b) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten und zur Durchführung
vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person
erfolgen, gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO werden zum Beispiel
folgende Daten wie folgt benötigt:
• Legitimations- und Kontaktangaben, um mit der betroffenen Person in Kontakt zu treten;
• Angaben zur Solvenzprüfung,
• Steuer-ID zur Abwicklung der Mietsicherheit eines Mieters.
c) Die Datenverarbeitung beruht oftmals auf einer gesetzlichen oder
aufsichtsrechtlichen Verpflichtung im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 c)
DS-GVO. Hierzu zählen beispielsweise die gesetzlichen Anforderun- gen des
Geldwäschegesetzes, der Abgabenordnung, sowie die aufsichtsrechtlichen
Anforderungen der Deutschen Bundesbank. Wir benötigen die Daten
insoweit unter anderem für die Identitäts- und Altersprüfung, die
Meldepflichten betreffend Auslandsüberweisungen, die Betrugs- und
Geldwäscheprävention.
d) Manche Verarbeitungssachverhalte erfolgen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1
e) DSGVO aufgrund der Wahrnehmung von Aufgaben, die im öffentlichen
Interesse liegen. Hierzu zählen insbesondere die steuerrechtlichen
Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bekämpfung der Geldwäsche.
e) Soweit es aus unserer Sicht als Hausverwaltung erforderlich ist,
verarbeiten wir die personenbezogenen Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 f)
DSGVO auch über die eigentliche Erfüllung der vertraglichen
Verpflichtungen hinaus, und zwar in der Regel zur Wahrung unserer
berechtigten wirtschaftlichen Interessen, in manchen Fällen zur Wahrung
der berechtigten Interessen Dritter. Dies erfolgt jedoch nur dann, wenn
diese Interessen nach Abwägung mit den widerstreitenden Interessen der
betroffenen Person überwiegen.
6. Datenweitergabe
Innerhalb der Hausverwaltung erhalten nur diejenigen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für ihre Aufgabenerfüllung benötigen.
Dienstleister und Erfüllungsgehilfen der Hausverwaltung erhalten zu den
vorgenannten Verarbeitungszwecken personenbezogene Daten nur dann, wenn
sie den Datenschutz wahren und die Datenweiter- gabe im Übrigen auf einer
der oben genannten Rechtsgrundlagen beruht. Wir beauftragen
Dienstleister und Erfüllungsgehilfen teils zeitweise, teils langfristig
für Zahlungsverkehrsdienstleistungen, IT-Dienstleistungen, Logistik,
Druckdienstleistungen, Tele- kommunikation, Beratung u.v.m. In allen
Fällen erhalten die eingesetzten Dienstleister und Erfüllungsgehilfen
nur die Daten, die für die Erbringung einzelner Aufgaben notwendig
sind.
Eine Datenübermittlung an Stellen außerhalb des örtlichen Geltungsbereichs der DSGVO findet nur statt, soweit
- es zur Ausführung der Aufträge der betroffenen Person erforderlich ist,
- es gesetzlich vorgeschrieben ist oder
- die betroffene Person eingewilligt hat.
7. Dauer der Datenspeicherung
Die Speicherung der personenbezogenen Daten ist ein
Verarbei- tungsvorgang, der sich ebenfalls nach den jeweiligen
vertraglichen und gesetzlichen Anforderungen richtet. Sobald die
gespeicherten Daten nicht mehr für die zugrundeliegenden
Verarbeitungszwecke benötigt werden, werden diese zwingend gelöscht. In
der Regel ist die Hausverwaltung jedoch über das Ende der
Vertragsbeziehung hinaus zur Aufbewahrung der personenbezogenen Daten
aus berufsrechtlichen, steuerrechtlichen und anderen gesetzlichen
Gründen verpflichtet. Die Frist kann bis zu zehn Jahre betragen. Es
wird auf die entsprechenden Gesetze hingewiesen.
Soweit wir Daten und Unterlagen mit Personenbezug als Beweis- mittel zur
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
benötigen, sehen wir nach Maßgabe der jeweiligen Verjährungsfristen von
der Löschung ab.
8. Rechte der betroffenen Person
Die betroffene Person hat vielfältige Rechte, insbesondere das Recht
auf Auskunft seitens der Hausverwaltung über die betreffenden
personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO), Berichtigung (Art. 16
DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbei- tung
(Art. 18 DS-GVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) und Widerspruch
gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO). Beim Auskunftsrecht und beim
Berichtigungsrecht sind die Einschrän- kungen der Art. 34 und 35 DSGVO zu
beachten. Ferner besteht das Beschwerderecht der betroffenen Person bei
der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO, § 19
BDSG).
9. Pflichten der betroffenen Person
Die betroffene Person ist zur Offenlegung derjenigen personen- bezogenen
Daten verpflichtet, zu deren Verarbeitung die Hausver- waltung gesetzlich
verpflichtet ist und die für die Aufnahme sowie Durchführung der
Vertragsbeziehungen erforderlich sind. Ohne die zu verarbeitenden
personenbezogenen Daten wird die Hausverwaltung regelmäßig nicht in der
Lage sein, einen Mietvertrag mit der be- troffenen Person zu schließen
und den vertraglichen sowie gesetz- lichen Verpflichtungen nachzukommen,
zum Beispiel der Betriebs- kostenabrechnung eines bereits beendeten
Mietverhältnisses.
10. Widerspruchsrecht
Das Widerspruchsrecht kann die betroffene Person gemäß Art. 21 DSGVO
gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten
ausüben, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) und f) DSGVO erfolgt.
Die betroffene Person kann sich an mich, Dietmar Heister, als
Verantwortlichen der Datenverarbeitung wenden (siehe eingangs unter
Ziffer 1.).
Der Widerspruch gegen die Datenverarbeitung und der Widerruf einer
Einwilligung (vgl. Ziff. 5 a)) gelten nebeneinander. Im Falle des
Widerspruchs werden die betreffenden personenbezogenen Daten
grundsätzlich nicht mehr verarbeitet. Ausnahmsweise werden die Daten
dennoch weiterhin verarbeitet, wenn zwingende schutzwürdige Gründe
nachgewiesen werden, die die Interessen, Rechte und Frei- heiten der
betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung der
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
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